Rechnungen & Geschäftsbedingungen

Rechnungen EasyWebshop konzentriert sich auf Webshop-Software, bietet aber auch eine umfangreiche Rechnungsanwendung für seine Business-Kunden.

Bevor wir diese Funktion anboten, stellten wir fest, dass unsere Kunden Rechnungen manuell in einer Office-Anwendung erstellen oder eine externe Fakturierungssoftware verwenden mussten. Das war zeitaufwendig, umständlich und manchmal auch teuer.

Deshalb haben wir unsere eigene Anwendung für die allgemeine Rechnungsstellung entwickelt. Sie erstellt Rechnungen und versendet sie automatisch per E-Mail auf der Grundlage der Daten eingehender Bestellungen. Sobald alle Parameter wie gewünscht konfiguriert sind, kann und spart es eine Menge Zeit.

Rechnungsstellung

Funktionen der Rechnungsstellung

Rechnungsdaten werden automatisch ausgefüllt und jedes Feld kann bearbeitet werden
Personalisierung der Rechnungsvorlage, z.B. Hinzufügen von Produktfotos und benutzerdefinierten Texten
Die Möglichkeit, die Rechnungsberechnung anzupassen
PDF-Downloads
UBL (Universal Business Language) Standardintegration für den Export in Buchhaltungsanwendungen
Die Möglichkeit, Proforma-Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Quittungen zu erstellen
Automatische Rechnungsnummerierung mit Rücksetzfunktion
Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail an einen Buchhalter und Buchhaltungsanwendungen zu senden
Automatisches Herunterladen und Versenden von Rechnungen per E-Mail
Mehrsprachigkeit (20 Sprachen) und UTF-8 Unterstützung
Papierformat A4 und US Letter
Einfache und benutzerfreundliche Schnittstelle

Die Einstellungen für Rechnungen finden Sie unter Einstellungen > Weitere Optionen > Rechnungen & Steuern.

Wenn Rechnungen & Steuern nicht im Menü angezeigt wird, ändern Sie die Benutzerebene auf Erweitert, unter Einstellungen > Weitere Optionen > Benutzerebene.

Einstellungen für Rechnungen

Beispiel-Rechnung

Diese Schaltfläche erzeugt eine Beispielrechnung in einem neuen Browserfenster. Sie können die Einstellungen unten ändern und erneut auf diese Schaltfläche klicken, um das Ergebnis zu sehen. Sie können auch eine Testbestellung in Ihrem eigenen Shop aufgeben und eine echte Rechnung unter Verwaltung > Bestellungen herunterladen. Es empfiehlt sich, ein paar Testbestellungen zu machen, damit Sie Ihre Rechnungen feinabstimmen können.

Papiergröße

Es ist möglich, Rechnungen im A4-Format und im U.S. Letter-Format zu erstellen.

Sprache

Hier wird die Sprache der Rechnung festgelegt. Standardmäßig ist dies die Standardsprache des Webshops, sie kann aber auch auf die Sprache des Kunden oder auf eine andere Sprache eingestellt werden.

Rechnungsnummer-Präfix

Dies ist ein festes Präfix, das vor der Rechnungsnummer angezeigt wird. Es ist ratsam, nur Buchstaben und keine numerischen Zeichen zu verwenden. Die Verwendung von Zahlen kann zu Verwirrung bei den Rechnungsnummern führen.

Rechnungsnummer

Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um einen Überblick über die Rechnungsnummern und die damit verbundenen Bestellungen zu erhalten. Unten auf dieser Seite finden Sie eine Zurücksetzen-Schaltfläche, um die Rechnungen von den Bestellungen zu trennen und mit neuen Rechnungsnummern zu beginnen. Das Zurücksetzen der Rechnungsnummern kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Bestätigen geklickt haben. Sie müssen dann neue Rechnungen erstellen.

Fälligkeitsdatum

Mit dieser Option können Sie die Anzahl der Tage festlegen, bevor die Rechnung bezahlt werden muss.

Farbe

Rechnungen, Proformarechnungen, Gutschriften, Packzettel und Quittungen können eine eigene Farbvorlage haben, um sie voneinander zu unterscheiden.

Schriftart

Es sind 3 Standard-Schriftarten verfügbar: Sans Serif, Monospace (jedes Zeichen nimmt die gleiche Menge an Platz ein) und Serif. Die Anwendung ist auf diese Schriftarten beschränkt, da sie auf jedem Computertyp installiert sind und daher nicht zu den PDF-Daten hinzugefügt werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dateigröße der Rechnungen klein bleibt. Außerdem sind diese Schriftarten gut lesbar, so dass die Rechnungen klar und ohne verwirrende Zeichen bleiben.

Logo

Dies ist ein Logo (Bilddatei), das oben links auf Ihren Rechnungen erscheinen wird.

Dateiformate: jpg, .jpeg, .gif, .png
Maximale Dateigröße: 5MB

Verwenden Sie die Funktionen Größe ändern und Zuschneiden, um mit verschiedenen Logos und Größen zu experimentieren, bis Sie das gewünschte Ergebnis haben. Sie können auch eine Bildbearbeitungssoftware verwenden, um Ihrem Logo den letzten Schliff zu geben. Wir empfehlen GIMP und Paint.NET. Manchmal muss an den Seiten oder oben und unten weißer Raum hinzugefügt werden, wenn das Logo zu lang ist, um auf die Rechnung zu passen.

Rechnungsdetails

Die Daten Ihres Unternehmens werden oben auf der Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf den Link Aktualisieren, um Ihre Firmendaten zu ändern.

Kopfzeile

Die Kopfzeile ist ein optionaler Text, der der Rechnung hinzugefügt werden kann. Dieser Text wird unter den Adressangaben und über den Produkten angezeigt.

Fußzeile

Die Fußzeile ist ein optionaler Text, der der Rechnung hinzugefügt werden kann. Dieser Text wird unterhalb der Produkte und oberhalb der Rechnungsberechnung angezeigt.

Fußzeile 2

Die zweite Fußzeile ist ein optionaler Text, der der Rechnung hinzugefügt werden kann. Dieser Text wird unterhalb der Rechnungsberechnung und des Gesamtbetrags angezeigt.

Vorschaubilder anzeigen

Für jedes Produkt kann ein Vorschaubild (kleines Bild) unter dem Produktcode angezeigt werden. Dies funktioniert nur, wenn das Produkt in der Produktverwaltung gefunden werden kann. Für gelöschte Produkte funktioniert es nicht.

Hinzufügen einer Seite mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Sie können eine Seite mit allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzufügen. Der Text kann in mehreren Sprachen unter Einstellungen > Weitere Optionen > Allgemeine Geschäftsbedingungen eingestellt werden. Im folgenden Abschnitt wird das Einstellen von Bedingungen und Konditionen näher erläutert.

Rechnung per E-Mail versenden

Hier können Sie festlegen, an welche Empfänger die Rechnung gesendet werden soll. Standardmäßig wird die Rechnung an Ihren Kunden und eine Kopie an Sie gesendet. Die Rechnungen werden nicht im Back-Office gespeichert, Sie können sie in Ihrem Postfach ablegen. Es ist möglich, zusätzliche E-Mail-Adressen hinzuzufügen. Dies kann eine Person sein, die die Verwaltung leitet, ein Buchhalter oder eine Buchhaltungsanwendung.

Sie können die PDF-Rechnung als Anhang an die E-Mail anhängen.
Für Buchhalter und Buchhaltungsanwendungen können Sie den UBL-Standard für die automatische Verarbeitung Ihrer Rechnungen verwenden.

Nachdem Sie eine Rechnung angesehen haben, können Sie sie versenden, indem Sie auf das Symbol Rechnung per E-Mail versenden am unteren Rand des Rechnungsbeispiels klicken.

Automatisierte Aktionen

Um Zeit zu sparen, kann die Rechnung (im PDF- oder UBL-Format) heruntergeladen, mit einer Rechnungsnummer versehen und beim Öffnen der Rechnung automatisch per E-Mail verschickt werden. In diesem Abschnitt können Sie die Aktionen auswählen, die automatisch ausgeführt werden sollen.

Mehrwertsteuer

Hier können Sie einstellen, ob die Preise in Ihrem Shop inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angeboten werden. Stellen Sie dies nur einmal ein. Das Ändern dieser Einstellung ist für Ihre Kunden sehr verwirrend. Außerdem werden Rechnungen von früheren Bestellungen falsch berechnet, da diese Bestellungen mit einer anderen Steuerberechnungsmethode getätigt wurden.

Mehrwertsteuersatz

Sie können hier bis zu drei Steuersätze festlegen. Zum Beispiel für Belgien: 21%, 12% und 6%, für die Niederlande 21%.

Keine Mehrwertsteuer außerhalb Europas berechnen (EEA)

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass bei Bestellungen mit einem Kundenrechnungsland außerhalb Europas Mehrwertsteuer berechnet wird.

Keine Mehrwertsteuer für ausländische EU-Firmen berechnen (EEA)

Damit können Sie sicherstellen, dass die Mehrwertsteuer für B2B-Bestellungen aus einem anderen europäischen Land 0% beträgt. Zum Beispiel, wenn ein schwedisches Unternehmen ein Produkt an ein dänisches Unternehmen verkauft, oder andersherum. Ihre Kunden benötigen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, damit dies funktioniert.

Kaufabwicklung B2B / B2C

B2B + B2C: Während des Bestellvorgangs können Ihre Kunden zwischen Privat und Geschäftlich wählen. Dies ist die Standardeinstellung.
B2C: Ihre Kunden können weder einen Firmennamen noch eine Mehrwertsteuernummer eingeben. Dies vereinfacht die Kaufabwicklung. Die Produktpreise ohne Mehrwertsteuer werden in Ihrem Shop nicht angezeigt.
B2B: Ihre Kunden können während des Bestellvorgangs einen Firmennamen und eine Mehrwertsteuernummer eingeben.
B2B Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich: wie B2B, aber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird im VAT Information Exchange System der Europäischen Union überprüft. Bitte beachten Sie, dass das MIAS der EU regelmäßig unterbrochen wird; während der Ausfallzeit des MIAS können Ihre Kunden keine Bestellung aufgeben.

Rechnungen öffnen und ansehen

PDF Die Rechnungen werden im Standardformat PDF erstellt. Sie können PDF-Dateien mit einem PDF-Reader öffnen. Wir haben unten einige empfohlene Open Source PDF-Reader aufgelistet:

Ändern von Rechnungsnummern

Jeder Rechnung wird automatisch eine Rechnungsnummer zugewiesen, die auf die höchste vorhandene Rechnungsnummer folgt. Die Zuweisung der neuen Rechnungsnummer erfolgt in dem Moment, in dem Sie die Rechnung herunterladen oder per E-Mail versenden.

Wenn Sie eine Rechnung herunterladen, können Sie die Rechnungsnummer unten auf der Seite ändern. Die nächste Rechnungsnummer beginnt mit der zuletzt eingegebenen Rechnungsnummer. So können Sie genau festlegen, welche Nummer jeder Rechnung zugewiesen wird. Es ist möglich, die Rechnungsnummern von Bestellungen außerhalb Ihres Shops auszulassen oder doppelte Rechnungsnummern zu erstellen (falls dies gewünscht wird). Da die höchste Rechnungsnummer immer für die nächste Rechnung verwendet wird, ist es unmöglich, automatisch doppelte Rechnungsnummern zu erzeugen.

Als Benutzer haben Sie immer die Freiheit, die Rechnungsnummern zu wählen, allerdings mit der möglichen Folge, dass Sie es vermasseln. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnungsnummern automatisch vom System vergeben zu lassen. Auf diese Weise werden Lücken und doppelte Rechnungsnummern niemals auftreten.

Klicken Sie in den Rechnungseinstellungen auf die Rechnungsnummer, um eine Übersicht über die Rechnungsnummern und die mit ihnen verbundenen Bestellungen zu erhalten. Unten auf dieser Seite finden Sie eine Zurücksetzen-Schaltfläche, um die Rechnungen von den Bestellungen zu trennen und mit neuen Rechnungsnummern zu beginnen. Das Zurücksetzen der Rechnungsnummern kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Bestätigen geklickt haben. Sie müssen dann neue Rechnungen erstellen.

Mehrsprachige Allgemeine Geschäftsbedingungen

Webshop Bedingungen Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen können unter Einstellungen > Weitere Optionen > Allgemeine Geschäftsbedingungen in mehreren Sprachen eingestellt werden.

Wenn Bedingungen und Konditionen nicht im Menü angezeigt werden, stellen Sie zunächst die Benutzerebene auf Erweitert, unter Einstellungen > Weitere Optionen > Benutzerebene.

Die Bedingungen und Konditionen finden Sie unter:

Unten auf Ihrer Website unter dem Link "Allgemeine Geschäftsbedingungen", mit der Möglichkeit zum Ausdrucken
Der Kunde muss die Bedingungen im letzten Schritt der Kaufabwicklung akzeptieren
Auf der zweiten Seite, die Ihren Rechnungen beiliegt

Halten Sie das Layout der Bedingungen und Konditionen einfach. Es gibt keinen Grund, viel Textauszeichnung zu verwenden, außer für Absätze. Da dieser Text in HTML-Seiten und PDF-Dokumenten angezeigt wird, kann das Layout in beiden Situationen unterschiedlich sein.

Datenschutzerklärung

Ab Mai 25, 2018 muss jede Organisation, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen verarbeitet oder kontrolliert, strenge organisatorische und technische Maßnahmen ergreifen, um der General Data Protection Regulation (GDPR) zu entsprechen.

Sie können Ihren Webshop unter Einstellungen > Weitere Optionen > Datenschutzerklärung GDPR-konform machen.

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